Alianza cherche un/e Auxiliaire Administratif qui appuie la gestion de projets, basé au siège d'Alianza en Haïti, à Jacmel. Le poste a comme objectif d’appuyer l'administration des projets (garantir une bonne gestion des Ressources Humaines, administrative et financière des projets en cours ; faire le suivi et garantir le bon respect des procédures financières en appui à l’administratrice pays ainsi que donner de suivi économique des projets qui le seront attribués).
L ́auxiliaire administratif sera responsable de :
- Appuyer le suivi des procédures administratives de l ́organisation.
- Organisation des sources de vérification.
- Assure la correcte gestion des petites caisses HTG et USD.
- Assurer que toutes les dépenses sont allouées et non allouées selon budget approuvés.
- Appuyer la réalisation des audits.
- Responsable de la vérification régulière des opérations d’achat/d’approvisionnement liés aux projets en étroite collaboration avec le coordonnateur logistique dans le respect des procédures du bailleur et de l ́organisation.
- Contrôler et classer régulièrement les pièces justificatives, des contrats avec les fournisseurs et vérifier la conformité et le respect de la loi fiscale.
- Assister l’Administratrice Pays dans la gestion administrative du personnel national des projets en conformité avec le Code du Travail et le manuel RRHH.
- Participer aux réunions de coordination organisées au sein des projets.
- Collaborer à la mise à jour des inventaires des biens avec la logistique.
- Assurer la préparation de missions sur le terrain.
- Archivage électronique des documents administratifs et comptables liés au projet.
- Mettre à jour régulièrement les données financières du projet en conformité avec les données
financières de l’Administration Pays.
- Assurer la rédaction des rapports financiers intermédiaires et finaux des projets, sous la supervision
de l’Administratrice Pays.
- Appuyer, sous la supervision de l’Administratrice Pays, la préparation de la documentation pour les audits Ressources humaines.
- Elaborer et mettre à jour les dossiers du personnel national.
- Elaborer les contrats de travail et les fiches de poste.
- Assurer le suivi des congés, les absences, les évaluations, les requêtes individuelle.
- Exécuter d’autres tâches sur demande de la Coordination Pays.
- Appuyer le processus de suivi et d’évaluation des activités du projet.
- Autres fonctions résultantes de la mise en œuvre du projet.
- Appui à la Stratégie d ́Alianza en Haití.