Définition et Position fonctionnelle du poste
Le/la Responsable de Suivi Administratif, Financier et Comptable assure la gestion financière et administrative des subventions ainsi que sa qualité selon les exigences normatives du programme EDUKAYITI et les Plans Opérationnels Annuel en vigueur. Il /elle veuille aussi au monitoring périodique des indicateurs du projet et à l’application des recommandations des comités de pilotage, de suivi et de gestion en vue d’améliorer la qualité de l’exécution des subventions et sa contribution au projet.
Le/la responsable de suivi administratif et financier et comptable travaille dans le Sud-Est (DDE-SE) et relève administrativement du Directeur Départemental et du Service des Affaires Administratives devra rendre compte de ses actes de gestion à la DDE-SE à la Coordination du projet au niveau central (MENFP) et à l’Unité de Gestion du projet en ce qui concerne la conduite financière, comptable et administratif du projet et l’exécution du budget. Il/elle supervise et accompagne le travail de la cellule de coordination du projet au niveau de la DDESE.
Fonctions
- Objectif général du poste
Appuyer le Service des Affaires Administratives de la DDESE et la Coordination du projet dans le cadre de la mise en œuvre des activités du projet de Renforcement des Services éducatifs dans le Sud-est d’Haïti et Amélioration de la Qualité de l’Enseignement pour le premier cycle fondamental (EDUKAYITI), sous la supervision technique de la Direction Départemental et de la Coordination du Projet.
- Tâches
Le /la responsable de suivi administratif et financier aura les tâches suivantes :
Tâches de gestion opérationnelle courante et de suivi technique
- Assurer le suivi et la mise en œuvre budgétaire des activités des POA des deux subventions du projet
- Appuyer l’ensemble des activités de suivis administratifs, financières et comptables des deux subventions du projet (demande de proformas, préparation des chèques, copies, scanner des documents, etc…)
- Préparer les demandes de non-objection des dépenses éligibles dans le cadre des activités de deux subventions.
- Préparer et assurer le suivi des dossiers administratifs, comptables et financiers (Sorties de fonds, pièces justificatives, rapports, signature des documents et des contrats, etc.)
- Assurer le suivi de la prestation/contrat de tout intervenant/consultant externe impliqué dans le projet au niveau de la DDE-SE et documenter les incidences, ainsi que faire le suivi de sa correction.
- En collaboration avec le Responsable des projets Éducation de l’AECID, de l’unité de gestion du Projet, du Directeur Départemental et du Coordonnateur du projet Edukayiti, veiller à ce que le monitoring des indicateurs du projet soit réalisé à temps.
- Assurer la mise en œuvre des dispositifs de suivi-évaluation du projet (Cadre de rendement, Plan de monitoring périodique des indicateurs de produit)
- Communiquer à la DDE-SE, à la Coordination du projet, l’Unité de Gestion et à l’AECID toutes les informations administratives, comptables et financières pertinentes relatives au projet.
- Veiller à la conformité des dépenses du projet conformément au budget du projet et les procédures de l’État Haïtien, de l’AECID, de l’UE.
- Établir et soumettre à la DDE-SE et à l’AECID des rapports techniques et financiers périodiques d’activités et de progrès axés sur les indicateurs du projet.
- Tenir les archives techniques et économiques en dur et en format digital des deux subventions au niveau de la DDESE à jour et bien organisés.
- Collaborer aux missions externes de suivi-évaluation et audit
- Rédiger et présenter les rapports mensuel/trimestriel/ semestriel et annuel du projet à la Coordination du projet, L’Unité de Gestion, à l’AECID, et au comité de suivi du Projet au niveau du MENFP.
- Rédiger et présenter des rapports mensuels des activités réalisés au niveau administratif, financier et comptable.
- Prendre soin des matériels et équipements facilités par la DDESE dans le cadre de son travail.
Tâches de gestion des partenariats
- Coordonner les rencontres communautaires d’échange sur l’accord de collaboration entre les écoles partenaires-bénéficiaires, la DDE-SE, l’AECID, le MENFP, les EFACAP, la FLA, Foie et joie et tout autre partenaire ou bénéficiaire intervenant dans le projet.
- Développer des relations de partenariat avec les bureaux du District scolaire (BDS) dans les chefs-lieux d’arrondissement ciblés par le projet.
- Assurer la participation des responsables des écoles partenaires, des parents et des élèves à l’exécution et au suivi du projet.
- Assurer le secrétariat des rencontres du Comité de suivi du projet au niveau de la DDESE.
Profil
Le profil demandé pour le responsable de suivi administratif et financier est détaillé ci-dessous :
Expérience technique et professionnelle :
Qualifications et Expériences Obligatoires
- Formation supérieure en comptabilité, telle que diplômes en Économique/Gestion et Commerce, Administration d’Entreprise et Finances
- Au moins 03 ans d'expérience dans la gestion administrative et financière aux agences de Coopération ou entreprises de services publics.
- Connaissance approfondie des systèmes de comptabilité du MENFP ou MEF, des processus d’acquisition, passations de marché, etc. établies par l’État Haïtien.
- Connaissance du fonctionnement et des procédures de l'État haïtien et du MENFP en particulier.
- Maîtrise du logiciel Office, Word et Excel prioritairement, des technologies et de la gestion Internet, des programmes de travail spécifiques liés à l'activité du projet, des technologies de communication de groupe, des moteurs de recherche d'information, etc.
- Expérience approfondie dans la préparation des dossiers administratives et financières (élaboration de TdR, élaboration des budgets, demande de proformes, suivi des exigences contractuelles des fournisseurs, etc.)
- Expérience dans la capacité de synthèse et la rédaction de procès-verbaux et des rapports.
- Expérience dans la conception de base, la création et l’archivage de documentation
- Capacité de parler, de lier et d’écrire correctement le français et le créole Haïtien
- La Formation en Contrôle et Audit sera un plus.
- Excellentes capacités de rédaction et de communication orale en français et en créole.